Zła sława kreatywnej księgowości

O kreatywnej księgowości mówi się zawsze wyłącznie w kontekście malwersacji i robienia dobrej miny do złej gry. To określenie kojarzy się z przekłamaniami w papierach i zgarnianiem pieniędzy dla siebie kosztem firmy i wszystkich ludzi z nią związanych. Tymczasem warto byłoby pomyśleć o pozytywnym znaczeniu takiego zwrotu. Księgowość nie musi być bowiem nudna. Pewne podstawy i standardy zawsze należy zachować, ale to nie znaczy, że księgowi nie powinni zastanawiać się nad usprawnieniem systemu. To oni najlepiej wiedzą, co można by zrobić, żeby wszystkim ułatwić życie. Może jakiś papier akurat nie jest potrzebny, więc spokojnie można by go wykreślić z firmowych wytycznych. Może wystarczy jeden podpis i jedna pieczątka, a nie całe ich masy na jednym dokumencie. Może wystarczy wpisać kwoty do jednej tabelki, a potem tylko skopiować je do drugiej, zamiast żmudnie wpisywać osobno każdą liczbę w kilka miejsc. Kreatywni księgowi byliby wtedy nie ludźmi oszukującymi wszystkich, łącznie z szefem, ale ludźmi odpowiadającymi za usprawnienie działań księgowości tak, żeby wszystkim żyło się lepiej. Jednak póki co ludzi odpowiedzialnych za finanse uczy się, żeby nie myśleli samodzielnie, tylko dopasowywali się do istniejących, często przestarzałych struktur. Przy takim podejściu nigdy nic się nie zmieni.

Pieniądze ponad merytoryką

Coraz częściej dostrzega się przerost administracji w placówkach budżetowych i prywatnych. Konieczność sprostania licznym przepisom i formalnym wytycznym sprawia, że trzeba zatrudniać bardzo wielu ludzi odpowiedzialnych za sprawy finansowe. Coraz więcej osób kształci się w fakturowaniu i tego typu zadaniach, bo bez nich trudno wyobrazić sobie znalezienie dobrej pracy biurowej. Najważniejsze okazują się rachunki i faktury, a sama merytoryczna jakość usług firmy nagle schodzi na drugi plan, bo wszyscy dążą tylko do tego, żeby było ekonomicznie i żeby w papierach wszystko się zgadzało. Administracja jest niezbędna, ale nie powinno się dopuszczać do przerostu formy nad treścią. Nadmierna biurokracja zabija kreatywność i chęć do zrobienia czegoś nowego. To, co rewolucyjne, trudno zakwalifikować w kategoriach istniejących kosztów, więc czasem zwyczajnie nie opłaca się wychodzić przed szereg. Księgowość powinna służyć racjonalizacji wydatków, sprawnemu działaniu przedsiębiorstwa i poczuciu bezpieczeństwa klientów i pracowników, a nie zabijaniu oryginalnych pomysłów w zarodku. Administracja ma pomagać, a nie służyć sama sobie i potęgować wrażanie, że bez sterty papierów nie da się niczego osiągnąć i załatwić. Póki co wszystko idzie niestety w stronę nadmiaru biurokracji, a niedomiaru myślenia.

Dodatkowa usługa bankowa

Jeszcze niedawno nowością było sięganie po usługi firmy zewnętrznej w zakresie prowadzenia firmowej księgowości. Przedsiębiorcy na początku nie mieli zaufania do takiego pomysłu, bo bali się, że nie będą w stanie kontrolować finansowej sytuacji własnego biznesu. Szybko jednak okazało się, że to bardzo wygodne rozwiązanie. Outsourcing jest na dodatek znacznie tańszy niż prowadzenie rozbudowanego działu księgowego z kilkoma pracownikami na etacie. Teraz jednak coraz częściej i to rozwiązanie wydaje się za mało wygodne. Pojawiła się bowiem opcja, żeby księgowość stanowiła dodatek do prowadzenia rachunku bankowego. Coraz częściej banki oferują swoim biznesowym klientom taką ofertę. Wystarczy zapłacić trochę więcej za prowadzenie konta, a w ramach tego bank poprowadzi księgowość. Pozwala to obniżyć koszty prowadzenia księgowości i wydatki na wszelkiego rodzaju doradców finansowych, którzy są od razu pod ręką w banku. Oczywiście ma to sens tylko w dobrym banku, któremu można zaufać. Przedsiębiorcy obawiają się na razie tej opcji, bo bank miałby bardzo dużą władzę nad ich kapitałem, ale prawdopodobnie biznesmeni szybko docenią komfort takiego rozwiązania. To, co nowe, zawsze na początku budzi nieufność i powoduje krytykę, ale często z czasem staje się jedynym uznawanym wyjściem z sytuacji.

Znaczenie solidnej księgowości

W każdej firmie ktoś musi prowadzić księgowość. Jest to tak oczywiste, że nieraz nie docenia się znaczenia dobrej obsługi księgowej. Najważniejsi są specjaliści dostosowani kompetencjami do głównych celów firmy, a administrację traktuje się jako pracowników drugiej kategorii. Tymczasem bez dobrej księgowości firma nie ma szans się przebić. Zamieszanie w kwestiach finansowych może zniechęcić potencjalnych kontrahentów i doprowadzić do skarg pracowników, którym pieniądze nie będą wypłacane we właściwym czasie i w odpowiednich kwotach. Wystarczy wyobrazić sobie, co by się działo, gdyby księgowa nie opanowała dobrze programu i wysłała pieniądze nie tam, gdzie należy. Nawet mając najlepszych fachowców w danej branży firma nie zdobędzie zaufania klientów, jeśli nie będzie opierała się na solidnych podstawach finansowych, a wszelkie rozliczenia nie będą przebiegały sprawnie i w dobrej atmosferze. Taka wizja powinna uświadomić szefom, że powinni kłaść duży nacisk na właściwie prowadzenie księgowości. Muszą też docenić pracowników tego działu, a nie traktować ich obecność w firmie jako kosztowną konieczność. Dobra księgowa to skarb, który coraz trudniej znaleźć na rynku pracy. Czasem warto zapłacić więcej takiej fachowej sile, zamiast potem płacić mnóstwo kar i odszkodowań klientom i pracownikom.

Marzenie o księgowości

Są zawody, które każde dziecko na pewnym etapie życia uważa za swoją niewątpliwą przyszłość. Lista ciągnie się od stanowisk bardziej realnych, jak lekarz czy dziennikarz, aż do takich widzianych tylko w filmach, jak odkrywca skarbów. Powodzeniem cieszą się profesje pełne niebezpieczeństw. Kto nie chciałby być policjantem albo strażakiem? Z czasem życie modyfikuje plany. I chociaż mało które dziecko odpowiedziałoby, że w przyszłości chce zostać księgową czy pracownikiem obsługi klienta, to jest znacznie większe prawdopodobieństwo wykonywania takiej pracy. Ile osób ma szansę, realnie patrząc na sprawę, zostać poszukiwaczami skarbów? Nie należy więc odbierać dzieciom marzeń, jednak starsze dzieci i młodzież muszą już wiedzieć, że nie wszyscy spełnią swoje zawodowe marzenia. Bardzo trudno jest pogodzić zachęcanie do rozwoju z wpajaniem przekonania, że nie ma nic złego w wykonywaniu zupełnie normalnej pracy, a odpowiedzialni księgowi są niezwykle potrzebni w społeczeństwie. Jednak złe, krytyczne podejście do prac mniej ekscytujących rodzi duże frustracje w przyszłości, kiedy nie wypali pierwszy plan na życie i trzeba zająć się czymś, o czym nigdy się nie marzyło, bo takie zajęcia wydawało się nudne i monotonne. Trzeba znaleźć równowagę między nadziejami i realizmem w podejściu do przyszłości.

Nowoczesność w finansach

Jeśli ktoś od wielu już lat prowadzi firmę i orientuje się w sposobie księgowania wydatków i dochodów, to na pewno zauważył, jak szybko wszystko się w tej kwestii zmienia. Kiedyś dokumenty wypisywano ręcznie, trzymano w szufladach w zwykłych teczkach, a skomplikowane rozliczenia trzeba było robić w słupkach lub na wielkich liczydłach. Odkąd pojawiły się komputery, księgowość zmieniła oblicze. Istnieje mnóstwo programów, w których zapisuje się wszystkie transakcje. Wszystkie dokumenty się drukuje, a w placówkach bardziej ekonomicznych pozostaje się jedynie przy formie cyfrowej. Przedsiębiorców ogarnął szał faktur, które można łatwo opracować w specjalnych programach. Wszystko jest skomputeryzowane i nowoczesne. A jednak tak szybkie przemiany sprawiły, że czasami jakość usług księgowych nie poprawia się, lecz spada. Starsi pracownicy nie są w stanie opanować nowych systemów działania, a na komputerze pracują wolniej niż pisząc ręcznie. Poza tym system nadal nie jest wystarczająco ekonomiczny, wszystkiego drukuje się za dużo, a poszczególne programy nie są kompatybilne i informacje trzeba wpisywać po kilka razy w różne tabelki. Najpierw trzeba by zmienić mentalność ludzi i poprawić ich kompetencje, a dopiero potem wymagać nowoczesnego księgowania. Odwrotna kolejność nigdy się nie sprawdza.

Liczyć na siebie

Kiedy zaczyna się prowadzić własną firmę, trzeba liczyć się z koniecznością zdobycia mnóstwa nowych umiejętności. Trzeba podszkolić się w zarządzaniu, opanować liczne przepisy prawa pracy, nauczyć się negocjacji. Często początkujący przedsiębiorcy nie mają dużego kapitału i decydują, że sami będą prowadzić firmową księgowość. Czasami okazuje się, że nie mieli pojęcia, jak wiele czasu zajmie im opanowanie programów księgowych i prawnych regulacji. Poza tym nie każdy nadaje się do liczenia dużych kwot. Ktoś może mieć smykałkę do prowadzenia biznesu, ale akurat przy dodawaniu dużych sum nie radzić sobie wcale dobrze. Czasami jednak ciężką pracą do się nadrobić pewne braki. Problem polega na tym, jak przy ogromie zajęć znaleźć jeszcze czas na bieżące prowadzenie finansowych spraw. Pomocą służą często akademickie inkubatory przedsiębiorczości oraz innego typu agencje promocji zatrudnienia, ale i ta pomoc kiedyś się kończy. Wtedy wiele osób decyduje się jednak na znalezienie w budżecie środków na prowadzenie księgowości i na zatrudnienie fachowca. Finanse to za poważna sprawa, żeby powierzyć ją laikowi, nawet jeśli ten laik jest szefem całego przedsiębiorstwa. Ryzykuje przecież nie tylko swoimi pieniędzmi, ale pieniędzmi wszystkich, których zatrudnia. Musi więc odpowiedzialnie gospodarować środkami.

Własna czy zewnętrzna

Przed przedsiębiorcą, który zakłada własną działalność gospodarczą, rysuje się wiele problemów. Musi dopilnować tylu spraw, że często chciałby, żeby chociaż część problemów ktoś z niego zdjął. Na przykład zamiast stworzyć własny dział księgowości lub spędzić kilka dni na poszukiwaniu kogoś, kogo można by z czystym sumieniem zatrudnić na stanowisku specjalisty do spraw płac, taki pracodawca wybiera opcję zewnętrzną. Wynajmuje mianowicie jedną z licznych firm outsourcingowych, które robią wszelkie rozliczenia za firmę. Ma to dużo plusów. Pracodawca o nic nie musi się martwić, a koszty są mniejsze, bo podpisuje umowę na usługę, nie musi więc nikogo brać na etat i odprowadzać licznych składek. W razie problemów może szybko zmienić podwykonawcę i znaleźć lepszego. Jednak są też problemy. Niektórzy przedsiębiorcy wolą mieć księgowość pod ręką, chcą bowiem sami angażować się w kontrolę rozliczeń. Poza tym wynajęcie zewnętrznej firmy ma sens tylko wtedy, jeżeli jest to firma z dobrą pozycją, bo niekompetencja lub nieuczciwość będą miały w tym wypadku katastrofalne skutki. A taka naprawdę renomowana firma, którą można obdarzyć zaufaniem, sporo kosztuje. Trzeba rozważyć budżet i zastanowić się, czy samodzielne liczenie nie będzie jednak tańsze, chociaż na pewno przy tym bardzo mocno stresujące.

Komu powierzyć księgowość

Dawniej sytuacja w kwestii prowadzenia w firmie księgowości była zupełnie prosta. Przedsiębiorstwo miało księgową lub cały dział księgowości i nikt nie szukał innych rozwiązań. Współcześnie coraz trudniej o znalezienie dobrej księgowej, a kryzys finansowy sprawia, że firmy nie mają środków na duże działy księgowe. Często więc jeden pracownik musi wykonywać pracę, którą dawniej wykonywałaby cała grupa ludzi. W związku ze stresem oraz coraz większymi wyzwaniami nie każdy daje sobie radę, co powoduje dużą rotację na stanowisku, a wtedy znów trzeba szukać kogoś odpowiedniego. Ciągłe rekrutacje rodzą koszty, a przyuczanie nowych księgowych długi trwa i źle wpływa na funkcjonowanie firmy. Inni pracownicy żalą się, że pieniądze nie przychodzą na czas, a szef drży, czy aby wszystko na pewno odpowiednio jest rozliczone z urzędem skarbowym. Istnieją jednak inne rozwiązania, coraz częściej wykorzystywane przez przedsiębiorców. Można zlecić księgowość firmie zewnętrznej i niczym się nie przejmować. Czasami okazuje się, że wychodzi to nawet taniej, a wszystko załatwione jest profesjonalnie przez zespół prawdziwych fachowców. Wystarczy pomyśleć nowocześnie. Jeżeli jednak ma się dobrą księgową, to może nie warto z niej rezygnować. Po co psuć to, co dobrze funkcjonuje. Może okazać się, że będzie gorzej.

Poszukiwanie dobrej księgowej

Wydawałoby się, że na rynku pracy panuje na tyle trudna sytuacja, że na każdą ofertę powinno się zgłosić wielu kandydatów, a pracodawca będzie miał wtedy szansę wybrać kogoś naprawdę odpowiedniego. Tymczasem nieraz pojawia się problem nie tylko ze znalezieniem dobrego pracownika na stanowiska wymagające wielu dyplomów i certyfikatów, ale też na posady, które kiedyś łatwo było obsadzić. Niezmiernie trudne jest na przykład znalezienie solidnej księgowej z doświadczeniem. Wielu młodych ludzi po ekonomicznych kierunkach uważa, że taka praca jest poniżej ich kompetencji i może zgodziliby się ją wykonywać, gdyby płacono tak jak na stanowisku kierowniczym. Z kolei osoby, które bardzo chętnie podjęłyby się zadania, nie mają wystarczającej wiedzy. Współcześnie księgowość to nie tylko podliczanie słupków liczb, ale też praca ze skomplikowanymi programami komputerowymi, których starsze pokolenie długo musi się uczyć. Poza tym księgowe przyzwyczajone do pracy w innych czasach mają problem z dopasowaniem się do kapitalistycznych wymogów. Pracodawca często ma więc twardy orzech do zgryzienia, bo może albo bardzo dużo zapłacić, albo cierpieć z powodu niekompetencji podwładnych. Z reguły decyduje się na ryzyko i wybiera mniej kompetentnych pracowników, a potem ktoś nowy musi ratować trudną sytuację.